Zwolnienie lekarskie to rodzaj zaświadczenia, wystawianego na okres czasowej niezdolności do pracy z uwagi na chorobę lub konieczność sprawowania opieki nad innymi chorymi członkami rodziny.
Zasady postępowania, w tym także wydawania zwolnień L4 reguluje Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. 2020.870 z dnia 15 maja 2020 r.). Przepisy w tym zakresie zmieniały się na przestrzeni lat. Rozwój systemów teleinformatycznych pozwolił na wprowadzanie znacznych ułatwień zarówno dla lekarzy, jak i samego pracownika.
Czy lekarz wysyła zwolnienie lekarskie do ZUS?
Pracownicy często zadają sobie pytanie, kto dostarcza zwolnienie do ZUS? Jest to ważny temat, gdyż od prawidłowo wystawionego i dostarczonego zwolnienia lekarskiego zależy wypłata świadczenia chorobowego. Każdy pracownik korzystający z przysłowiowego L4 musi stosować się do zasad, ściśle określonych przez przepisy prawa. Pierwszym krokiem jest prawidłowe dostarczenie zwolnienia o czasowej niezdolności do pracy do miejscowego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W tym zakresie zmiana przepisów wprowadziła dość istotne ułatwienia dla lekarzy i chorych pracowników.
Czy lekarz wysyła L-4 do ZUS-u?Tak, bo właśnie na nim zawsze spoczywał (i spoczywa) ten obowiązek. Nie dotyczy on jednak konieczności przekazania zwolnienia pracodawcy. Przed zmianą przepisów prawa w 2018 r. sam chory musiał dostarczyć druk L4 do swojego pracodawcy w terminie 7 dni od jego wystawienia. Obecnie robi to ZUS.
Do grudnia 2018 r. lekarze mieli obowiązek przekazania w formie papierowej zwolnienia L4 do ZUS i przechowywania kopii takiego zwolnienia przez 3 lata. Powodowało to niepotrzebne i zbędne gromadzenie dokumentacji medycznej. Od 1 grudnia 2018 r. lekarze wystawiają zwolnienia lekarskie tylko i wyłącznie w formie elektronicznej (dodatkowo w formie papierowej tylko na wyraźną prośbę chorego).
Reklama
Gdzie lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA?
Wzór takich zaświadczeń jest ustalony przez ZUS. Każdy lekarz przekazuje zaświadczenie lekarskie e-ZLA elektronicznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z art. 54ust. 1 Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa to Zakład Ubezpieczeń Społecznych upoważnia do wystawiania zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym lub konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny.
Podmiotami uprawnionymi do przesyłania e-zwolnień do ZUS są:
- lekarze,
- lekarze dentyści,
- felczerzy,
- starszy felczerzy.
Wyżej wymienieni specjaliści mają obowiązek dostarczenia e-zwolnienia na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Sam chory pracownik nie posiada w tym zakresie żadnych obowiązków, a odpowiedź na pytanie czy lekarz wysyła L4 do ZUS jest jednoznaczna i twierdząca.
Reklama
Co lekarz robi z L-4?
Każdy podmiot uprawniony do wystawiania zwolnień lekarskich ma utworzony profil informacyjny i tym samym jest upoważniony do wystawiania zaświadczeń lekarskich (art. 54a ust.1 ww. ustawy).
Lekarz zgłasza L-4 do ZUS po podpisaniu e-zwolnienia (e-ZLA), zgodnie z zasadami określonymi w art. 54 ust.1 ww. ustawy, z wykorzystaniem:
- certyfikatu z ZUS,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- podpisu zaufanego (PZ e-PUAP).
Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest jedyną instytucją, gdzie lekarz wysyła zwolnienie lekarskie. Zarówno ZUS, jak i płatnik składek (pracodawca) otrzymują informacje o zwolnieniu lekarskim w formie elektronicznej. Lekarz przekazuje bezpłatnie e-zwolnienie na skrzynkę podawczą ZUS. Nie przesyła takiej informacji do pracodawcy.
Reklama
Kiedy nie można zarejestrować zwolnienia w skrzynce ZUS?
Sam chory pracownik nie ma także takiego obowiązku. Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako jedyny podmiot, jest zobowiązany dostarczyć w formie elektronicznej informacje o zwolnieniu lekarskim właściwemu płatnikowi składek, nie później niż dzień po otrzymaniu takiego zaświadczenia od prowadzącego lekarza. Elektroniczna wersja druku L-4 zastępuję formą papierową.
Każdy pracodawca powinien posiadać profil na PUE (Platformie Usług Elektronicznych), jeśli zatrudnia więcej niż 5 pracowników. Ta platforma daje możliwość otrzymywania natychmiastowych informacji z ZUS-u o zwolnieniach lekarskich kadry pracowniczej. Tym samym pracownik nie ma już obowiązku dostarczania pracodawcy L-4 w formie papierowej. Płatnik składek nie ma natomiast obowiązku przesyłania zwolnienia do ZUS, a zatem robi to tylko uprawniony lekarz. Zdarzają się jednak sytuacje, w których zarejestrowanie zwolnienia w skrzynce ZUS nie jest możliwe.
Do takich należą:
- zawieszenia w działalności systemu teleinformatycznego,
- brak połączenia z internetem,
- brak profilu pracodawcy na PUE ZUS.
W takich przypadkach lekarz ma obowiązek wystawienia zwolnienia w formie tradycyjnej, czyli papierowej i przekazania w ciągu 3 kolejnych dni roboczych zaświadczenia lekarskiego w formie dokumentu elektronicznego do ZUS.
Wystawianie e-zwolnień trwa zdecydowanie krócej. ZUS prowadzi rejestr zaświadczeń lekarskich, które przechowuje przez okres 3 lat (art. 55b ust. 1 i 2 ww. ustawy), rejestr lekarzy, lekarzy dentystów, felczerów i starszych felczerów, którzy zgłosili wniosek w sprawie upoważnienia ich do wystawiania zaświadczeń lekarskich (art. 56 ust.1 ww. ustawy).
Reklama
Czy szpital wysyła zwolnienie lekarskie do ZUS?
Każdy pracownik przebywający w szpitalu ma prawo do zasiłku chorobowego. Dokumentem potwierdzającym leczenie szpitalne jest zaświadczenie lekarskie sporządzone w formie elektronicznej e-ZLA. Dokument ten jest wystawiany w dniu opuszczenia szpitala i przekazywany na skrzynkę odbiorczą ZUS przez szpital, w którym chory był hospitalizowany. W przypadku pobytu dłuższego niż 14 dni szpital powinien wystawiać elektroniczne zwolnienie co 14 dni i dostarczać do ZUS. Pracownik nie ma obowiązku przekazywania L-4 szpitalnego do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Ten obowiązek nie dotyczy także pracodawcy.
Zaświadczenie o przyjęciu chorego do szpitala czy wypis z tego szpitala nie są dokumentami zastępującymi zwolnienie lekarskie. Nie uprawniają zatem do pobierania zasiłku chorobowego. Przesyłanie e-zwolnienia do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych pozwala na wypłatę zasiłku chorobowego.
Chory pracownik zawsze może domagać się wystawienia dodatkowego zwolnienia w formie papierowej. Wszystkie informacje o wystawieniu e-ZLA dostępne są na profilu PUE ubezpieczonego, jeśli taki profil założył.
